淺析展會開幕式的組織工作
來源：轉載自張凡的會展洞察公眾號
日期：2021-02-10 15:10:52
2020年11月27—30日，第17屆中國—東盟博覽會在中國南寧成功舉辦，開幕大會以“同舟共濟 云聚絲路”為主題，圍繞這一主線通過觸動人心的主題短片、領導人劃槳動作、大屏緩緩升起的船帆傳遞出“一帶一路”乘風破浪、開拓新局的宏偉魄力，展現中國與東盟各國民心相通、同舟共濟、共享繁榮，引發共鳴。關于展會開幕式的組織工作，看看行業大咖——中國會展經濟研究會統計委原副主任張凡有何見解。
展會開幕式，是展會最為常見的配套活動。開幕式是標志展會開啟的儀式，又稱為開幕典禮。
展會開幕式，是展會最為常見的配套活動。開幕式是標志展會開啟的儀式，又稱為開幕典禮。
創意開幕式活動的三要素
顯示儀式感和禮儀性，是策劃展會開幕式活動的要旨。因此，創意開幕式活動的重點不是內容而是形式。其形式上的創意集中于場地布置、氣氛營造、剪彩形式三方面。
場地布置 | 主要是典禮臺搭建和背景板制作。在設計上通常強調大氣、莊重或熱烈。
氣氛營造 | 指采用搭建拱門、施放氣球標語、安排樂隊演奏或鼓樂表演、燃放煙花以及組織觀眾觀看等方式，用以渲染開幕式活動的熱烈氣氛。
剪彩形式 | 除請出席嘉賓用剪刀剪斷彩帶、以示展會開幕之外，還可創意多種方式。開幕式活動的創意應符合展會主辦方的意圖，審美應切合展會主題。一般而言，創意新穎且計算手段運用復雜的開幕式活動，投入就越大。
開幕式活動的組織工作措施
制定組織工作方案
開幕式活動基本是在展會開幕的當天上午舉行，而且是在展會開館之前舉行，由于邀約出席典禮的嘉賓較多、現場觀禮的人群聚集，加之諸多議程需要在短時間完成，故而組織工作并不輕松。因此，需要預先制定方案以避免工作不落實或“打亂仗”。
開幕式的組織工作方案包括舉辦時間、場地及布置要求、邀約嘉賓、活動議程等內容。開幕式場地一般選擇在參觀者進入展館正門的室外廣場，也有選擇在展館之內的序廳。舉辦開幕式的時間不宜太長，一般控制在30分鐘左右。時間超過一小時，對觀眾進館參觀會造成不利影響。
抓住重點工作
開幕式活動組織工作方案確定后，須明確專人負責抓落實。其重點工作有：
一是，邀請嘉賓。要根據展會禮儀或宣傳需要，擬定出席嘉賓名單。可以通過電話、信函甚至登門發出邀請。接受邀請的嘉賓，應發送請柬。邀請高級別嘉賓的工作，須按規定程序提前進行（如邀請國家級領導人，須按相關規定逐級請示）。對于外地或境外的嘉賓，要在對方接受邀請后落實接待安排。
二是，確定開幕式議程。一般包括主持人介紹出席嘉賓、主辦方代表致辭、嘉賓代表致辭、參展商代表致辭、嘉賓宣布展會開幕、嘉賓剪彩等議程。設置議程根據主辦方的需要，可以增加，如播放宣傳展會的視頻短片；也可以簡化，如致辭只安排一位嘉賓。在確定議程時，要確定主持人。
三是，對接服務商。對接搭建公司，提出典禮臺及背景板的制作要求，審查設計效果圖，督促其按時搭建，監督工程質量。對接禮儀公司，確定開幕式氣氛營造、禮賓接待事宜。
四是，代擬致辭稿和主持稿。為致辭的主辦方代表或嘉賓代表代擬講稿。為主持人提供主持稿。
五是，把控服務嘉賓的導引環節。在開幕式活動中，導引嘉賓有兩個重要環節：一個是嘉賓登臨典禮臺，一個是開幕式結束嘉賓進館參觀。前者要導引嘉賓及時登臺，并站位無誤；后者要導引嘉賓分流參觀，并導引高級別嘉賓參觀需要推廣的展區/展臺。此兩個環節的導引須事先計劃，安排人手負責導引。高級別嘉賓參觀環節的導引，應由主辦方負責人擔任（陪同）。其需在陪同參觀過程中向嘉賓介紹展會、引見知名參展商代表。在高級別嘉賓參觀展會后，主辦方負責人應親送嘉賓離開展館。
做好現場調度與服務
設置開幕式活動總調度（類似文藝演出的舞臺總監），下設嘉賓接待、典禮音響、氣氛營造、媒體接待等項工作的負責人，根據開幕式組織工作表的安排，各司其職開展工作。開幕式組織工作表由總調度提前編制，并組織參與人員討論細節，明確職責。
高級別嘉賓出席的開幕式，須提前組織彩排。彩排應請相關政府部門領導審看，以確認相關工作流程，查找存在的問題。彩排中，要重點演練嘉賓到達展會現場、臨時休息、登上典禮臺、典禮臺站位、開幕式結束后進館參加（參觀路線）、離開展館以及維安工作等環節。
針對開幕式中易于突發問題的環節，如音響、電子屏幕、典禮臺嘉賓站位、禮賓人員服務、天氣變化（下雨）、宣布開幕后觀眾涌入展館等，制定應急預案，防止關鍵時刻“掉鏈子”導致的尷尬或失禮場面。
張凡看開幕式
在中國展覽界尤其是政府展會，長期存在“開幕式舉辦成功，展會就成功了一半”的說法。
我認為，開幕式并非展會必須的配套活動。舉辦開幕式對觀眾的正常參觀有一定影響，而且耗費主辦方投入。展會成功的標準是客商滿意，而不是盛大熱鬧的開幕式。從營銷角度看，新項目舉辦開幕式的作用大于老項目。
在國際展覽界，熱衷于舉辦開幕式活動的主要是中國主辦方，尤其是政府展項目。國外經貿展會很少舉辦開幕式，即便舉辦也非常簡樸。
因遏制奢靡之風和反對形式主義，國內政府展的開幕式活動在2010年之后受到限制。將展會開幕式與同期舉辦的大型、高級別會議開幕式合并舉辦，是一些政府展會的應變舉措。這種開幕式在會場舉辦，其議程作為會議議程的一部分，組織工作較單獨舉辦展會開幕式大為簡化。
轉載自張凡的會展洞察公眾號，略有修改。
